关于规范基层法律服务业务档案管理的通知

各区县（自治县）基协分会、法律服务所：

基层法律服务业务档案，是基层法律服务工作者进行业务活动的真实记录，它反映了基层法律服务工作者维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现了基层法律服务工作的基本职能和社会作用。为加强对我市基层法律服务业务档案的管理，根据司法部《基层法律服务所管理办法》、《重庆市基层法律服务条例》等有关规定，重庆市基层法律服务工作者协会经研究决定：自2016年起，全面规范我市基层法律服务档案卷宗的立卷、归档和保管工作，统一部分法律文书格式和卷宗封面，并将此项工作纳入协会本年度重要工作任务，促进我市基层法律服务行业的档案管理、办案质量得到整体大幅度提升。现将有关事项通知如下：

一、自2016年5月1日起，各法律服务所应停止使用原来的卷宗封面、部分文书格式，启用全市统一的新版本。

1．卷宗封面（卷壳）由市基协统一印制并免费发放到各所，分发标准：按每人（执业人员）50份发放。免费文本使用完毕后，各所可到市基协统一购买，也可按照文本格式自行印制。

2．业务受理审批表、委托代理合同、授权委托书、案情分析及风险告知书、所函、质量反馈意见表、结案报告等法律文书使用全市统一新版本。

二、规范业务档案管理工作

基层法律服务业务档案的管理参照司法部《律师业务档案立卷归档办法》的规定，做好卷宗的分类、材料的收集整理、顺序排列、立卷编目和装订归档工作。

1．健全档案制度。各所应当建立案卷管理制度，指定专人负责管理。根据业务范围和法律事务类别，建立案件受理登记、指派等台账，并按立卷、归档和保管等环节，设置好资料档案柜。

2．规范整理卷宗。业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。代理民事、经济、行政诉讼及办理非诉讼法律事务，要做到一案一卷；担任法律顾问的业务材料要做到每单位一卷；解答法律咨询，代写法律文书的业务材料要分类装订成册，按年度立卷；其他具有查考利用价值的业务资料也应根据实际需要，分类装订成卷。 

3．及时移交案卷。法律工作者承办的案卷材料应当完整、准确、齐全、整洁，并在办结后一个月内装订完毕，移交归档，不得私自保管。各所对承办人移交归档的案卷严格检查，对不符合归档要求的应退回重新整理装订；对符合归档要求的案卷分年度、按类别进行登记，统一归入案卷柜，妥善保管，以备查考。

三、提升法律文书品质

目前我市还有相当数量的法律服务所使用的各类法律文书均是事先印制好后，采用手写填空的方式制作。有的字迹潦草、有的随意涂改。这一方面影响了法律文书的美观、品质和严肃性，另一方面也容易引起歧义，容易引发各种争议或投诉。为提高我市基层法律服务各类法律文书品质，展示基层法律服务工作的专业性，提升我市基层法律服务质量和形象。特规定如下：

1．市基协统一下发的法律文书版本中，除需要签名的地方外，应使用打印件，杜绝手写填空的方式制作法律文书。统一的法律文书电子版将以U盘的形式随本通知发放给各所。

2．全市基层法律服务工作者都应熟练掌握和使用以电子方式制作各类法律文书的技能，各所应加大硬件的投入，配备好电脑、打印机等工具，确保我市基层法律服务行业各类法律文书的品质得到根本改观。

四、加强督促指导

各分会、各法律服务所要高度重视此项工作，组织基层法律服务工作者认真学习并严格执行上述规定。市基协将于适当的时候，依托协会专委会开展对案卷质量的检查、督促和指导，奖优惩劣，并将案卷质量检查结果作为年度考核的重要依据。

特此通知。

重庆市基层法律服务工作者协会

2016年2月28日