关于印发《重庆市法律服务业务档案立卷归档办法》的通知

市基层法律服务工作者协会各区县（自治县）分会、各基层法律服务所：

      《重庆市法律服务业务档案立卷归档办法》已经重庆市基层法律服务工作者协会业务发展专委会审议通过。现印发你们，请遵照执行。

重庆市基层法律服务工作者协会

2017年3月28日             

法律服务业务档案立卷归档办法

第一章 总 则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《重庆市基层法律服务条例》及司法部相关规定，为加强对我市法律服务业务档案的管理，制定本办法。

第二条  法律服务业务档案，是法律服务工作者进行业务活动的真实记录,反映法律服务工作者依照国家法律执业，维护委托人合法权益的情况。

第三条  法律服务工作者承办业务形成的文件材料，应当按照本办法规定的要求立卷归档。立卷归档工作由承办案件的法律服务工作者负责。

第四条  法律服务业务档案分诉讼、非诉讼两类。诉讼类包括民商事诉讼代理、行政诉讼代理两种；非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种。

第五条  法律服务业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、函电都使用收案时编定的案号，一个法律服务所只能按同一序列进行编号。

我市法律服务档案案号的编订统一采取：年度+所名+字第00X号的方法。如：重庆市万州区周家坝法律服务所的档案案号应编订为：（2017）周家坝字第001号。

两个以上法律服务工作者共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同法律服务所的法律服务工作者合办的法律事务除外。

法律服务工作者承办跨年度的业务，应在办结年立卷。

法律服务工作者担任常年法律顾问，应做到一单位一卷。

第六条  法律服务工作者承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，应当用钢笔或签字笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。

第二章 案卷材料的收集、整理和排列顺序

第七条  法律服务工作者接受委托并开始承办法律事务时，应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。

第八条  法律服务工作者应在法律事务办理完毕后，及时全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料，补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。

第九条  法律服务工作者立卷归档过程中，内容相同的文字材料只存一份，但具有重要保留价值、需存档备查的材料除外。

第十条 法律服务工作者在办理法律事务过程中制作的下列文书，应当符合市基层法律服务工作者协会推行的格式文本或符合相应的规范要求：

1．法律服务业务审批表；

2．案情分析及风险告知书；

3．法律服务合同；

4．法律顾问合同；

5．授权委托书；

6．法律服务所函；

7．法律服务质量反馈意见表；

8．结案报告表 ；

9．民事诉状或民事答辩状；

10．因办理法律事务需要向国家行政机关、司法机关、仲裁机构提交复议申请书、诉讼保全申请书、调取证据申请书、证据保全申请书、先行给付申请书、管辖异议申请书等法律文书；

11．承办法律服务工作者代理意见、代理词；

12．法律意见书；

上列1至8项文书应按照市基层法律服务工作者协会制作的标准文本打印；9至12项文书应打印。

第十一条 对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办法律服务工作者应将其副本或复印件和证据清单一并入卷归档。

第十二条 对不能附卷归档的实物证据，承办法律服务工作者可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。

第十三条 法律服务业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。

第十四条 诉讼类法律事务案卷应按下列顺序立案归档：

1．法律服务业务审批表；

2．案情分析及风险告知书；

3．法律服务合同；

4．当事人身份信息资料；

5．授权委托书；

6．法律服务所函；

7．会见当事人谈话笔录；

8．诉状或答辩状；

9．阅卷笔录；

10．证据材料（先为原告的证据材料，后为被告的证据材料，再为第三人的证据材料）；

11．诉讼保全申请书、调取证据申请书、证据保全申请书、先行给付申请书、管辖异议申请书，以及法院针对上述申请而作出的裁定书、决定书、调查令；

12．出庭通知书（传票）；

13．庭审笔录；

14．承办法律服务工作者代理意见、代理词；

15．判决书、裁定书、调解书；

16．法律服务质量反馈意见表；

17．结案报告表；

18．收费凭据；

19．备考表（注明材料缺失的原因）。
   第十五条  非诉讼类法律事务案卷应按下列顺序立案归档：

1．法律服务业务审批表；

2．法律服务合同；

3．委托书；

4．收费凭据；

5．与委托人谈话笔录；

6．委托人提供的证据材料；

7．调查材料；

8．法律服务工作者出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；

9．法律服务质量反馈意见表；

10．结案报告表。

第十六条 法律顾问类案卷应按下列顺序立案归档：

1．法律服务业务审批表；

2．聘方的申请书、聘书或续聘书；

3．法律顾问合同；

4．聘方身份信息资料；

5．收费凭据；

6．办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和以及开展法律顾问工作的有关材料；

7．合同存续、中止、终止的情况；

8．法律顾问工作总结；

9．法律服务质量反馈意见表。

第十七条 终止委托的业务，承办法律服务工作者仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办法律服务工作者应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办法律服务工作者对终止委托原因的记录收入卷中，排在法律服务质量反馈意见表之前。

第三章 立卷编目和装订

第十八条 法律服务业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。

第十九条 立卷人用钢笔或签字笔逐页填写案卷封面；打印卷内目录，内容要整齐，字迹要工整。

第二十条 有关卷内文书材料的说明材料，应逐项填写或打印在备考表内。

第二十一条 承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。

第二十二条 法律服务业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

第二十三条 案卷装订使用棉线绳或档案装订机，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上法律服务所封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。

第二十四条 法律服务业务档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。

凡属于需要长远查考、利用的法律服务业务档案，列为永久保管。

凡属于在长时期内需要查考、利用，作为证据保存的法律服务业务档案，列为长期保管，保管期限为十六年至五十年。

凡属于在短时期内需要查考、利用，作为证据保存的法律服务业务档案，列为短期保管，保管期限为五年至十五年。

列为长期或短期保管的法律服务业务档案，具体保管期限，由立卷人提出并报法律服务所主任决定。

第四章  归  档

第二十五条 法律服务业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。装订成册后由承办人根据有关规定提出保管期限，经法律服务所主任审阅盖章后，移交档案管理人员，并办理移交手续。

第二十六条  档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理，全部合格后，办理移交手续。

第二十七条  涉及国家机密和个人隐私的法律服务业务案卷应列为密卷，确定密级，归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。

第二十八条  随卷归档的录音、录相等声像档案，应在声像档案上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

第五章  附  则

第二十九条  各区、县司法局及协会分会之前制定的有关法律服务业务档案立卷归档办法与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十条  本办法自2017年4月1日起施行。